新生档案调转

1.范围：2024-25秋季入学的全日制新生。

2.调档流程：确定档案存放地及机构名称-申请开具调档函-本人/委托人拿调档函到档案存放地线上/线下办理调档手续-通过 EMS 专用通道/机要通道邮寄至学校。（具体办理流程请咨询档案存放地）

3.邮寄：无需开具调档函的新生，请通过EMS学生档案专用包裹邮寄至学校，不接受其他快递方式寄送档案。

收件：香港科技大学（广州）档案管理处

地址：广州市南沙区东涌镇笃学路1号C1行政楼2楼

邮编：511453

电话：020-88338030，罗老师

4. 开具调档函：

（1）未注册的新生：请发送将以下信息至档案管理处邮箱：armd@hkust-gz.edu.cn

①姓名：学生姓名；

②学号：香港科技大学（广州）注册的学号；

③身份证号码：学生身份证号码；

④所在培养单位：博士生-XX枢纽XX学域，硕士生-红鸟硕士学部，本科生；

⑤联系电话：学生本人电话；

⑥入学时间：2024秋季、2025春季；

⑦档案存放地机构的准确抬头：档案存放地的机构名称，如“深圳市人才服务中心”，咨询档案存放地。（该项非常重要，名称一定要咨询清楚，错误名称会影响档案调转）

（2）已注册的新生：使用校园账号登录一站式师生服务中（办事大厅 (hkust-gz.edu.cn)）或扫下方二维码，通过“线上办事大厅-学生事务-调档函申请”办理，审批通过后，携带学生卡前往一站式师生服务中心-自助服务一体机（C1行政楼1F东侧）打印调档函。

5.温馨提示

（1）确因特殊原因自带档案的新生，应确保档案袋密封完整并在封条处加盖立档单位公章，任何人不得私自拆封。

可于报道当天交至档案户口咨询窗口，其他时间交至档案管理处办公室。

（2）需要自行调取档案的学生请在收到调档函后及时持有效身份证件到档案所在机构进行档案调取。

6.联系方式

1.咨询电话

档案：020-88338030，罗老师

2.Email

档案管理处：armd@hkust-gz.edu.cn

3.办公地址

档案管理处：行政楼C1-L2西侧（208旁）

注:Visiting Research Students无需办理户口迁移、档案转递、组织关系转接等事宜。