毕业季即将来临，关于毕业后学生人事档案（以下简称“档案”）的去向问题需要引起学生的重视。为了让同学们更好地了解档案相关事项，避免对日后的学习、工作造成影响，档案管理处特推出《2024毕业生人事档案转递指南》，给即将毕业的同学们答疑解惑。

一、档案是什么

人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记录和反映个人经历、德才能绩和工作表现，个人身份、学历、资历等方面的重要依据。学籍档案是指学校在学生培养过程中形成的记录。学生毕业后，学生的档案由学校转递给单位的人事部门或者档案托管机构后，学籍档案才能正式成为人事档案，真正发挥作用。

可见，毕业生的档案非常重要，是个人学习成长经历的真实记录，是为本人提供相关人事服务的重要依据。对个人在今后办理考研考公、转正定级、出国申请、职称申报、工龄计算、养老保险等相关手续时，都需要使用档案。有升学、考公考编意愿的同学务必确认、知晓自己的档案存放地。

特别需要提醒的是，根据人事档案管理规定，档案不能由个人保管。若人事档案由个人保管，组织人事部门将对该档案材料的真实性不予认可，一般不予接收并管理由个人保管的人事档案，未来可能造成无法纳编入职的情况，请同学们务必重视。

二、档案包含什么

（一）将档案转至我校的毕业生档案包括：入学前档案+在校就读期间产生的相关学业证明等材料。

（二）未将档案转至我校的毕业生档案包括：在校就读期间产生的相关学业证明等材料。

三、档案去向类别

2023年起，就业报到证已取消发送，学校不再为学生无条件提供档案托管服务，所有毕业生都应该及时登记档案转递信息，将档案从学校转出。

（一）转回生源地：档案转回生源地。

生源地是指毕业生家庭（父母或监护人）户口目前所在地，需具体到区县一级。部分研究生毕业生有工作经历，已经独立买房落户，也可算作生源地。

适合对象：未落实毕业去向毕业生、出国出境升学或就业毕业生、单位及单位所在地人才市场不接收档案毕业生、三支一扶西部计划等参加基层就业项目毕业生、其他自愿转回生源地毕业生。

注：对于档案托管机构的查询，可点击“中国人力资源市场网- 地方人社部门所属流动人员人事档案管理服务机构信息”（选中右击-打开超链接） 查看参考，以最终确定档案接收单位。

（二）签约单位接收：签约的就业单位自主接收。

一般仅公务员事业单位、大型国企等有档案管理权。外企、民企、私企、合资企业等无档案管理权，无法寄送到此类单位。境内升学毕业生档案转至升学学校的请选择该选项。

（三）托管单位接收：档案托管机构。

就业单位无档案接收权的，可由单位所在城市的档案托管单位接收（不允许跨城市托管，生源地除外），一般是当地的人才市场、人力资源中心等单位。注意：档案寄送到托管单位城市的，必须在当地有正式工作，不允许未落实工作空挂档案至非生源地地区。

（四）上级主管部门接收：由工作单位的上级主管部门接收。

一般是人社局、卫生局、组织部、省级国企等单位。

无论选择哪一种去向，都要上传调档函。调档函可以向档案托管机构、就业单位等申请开具。确定就业单位的同学务必确认清楚就业单位是否可以接收人事档案（即是否有人事档案保管权），如果没有则要转为工作地的档案托管机构接收。

需要特别指出的是，部分调档函会有有效期，请同学根据自身毕业时间选择开具调档函的时间。材料齐全的档案一般会在学生毕业时间节点后1-2月内寄送，如果不齐全，需要补充完整后才能寄送。

四、档案转递手续

请同学点击《香港科技大学（广州）2024毕业生档案调转信息登记》（选中右击-打开超链接）或扫描文末二维码（见附件）登记档案调转信息，务必认真填写，会按照填写的内容转递档案。问卷设置只能填写一次，请谨慎填写。

注意：若寄送信息填写错误，会造成档案被拒收、退回或丢失，从而造成不必要的损失，因此在填写档案寄送地址（具体到门牌号码）及联系电话时，务必提供正确信息，与调档函保持一致，并提前向档案托管机构咨询清楚！

五、档案寄送查询

同学可登录（https://onestopservice.hkust-gz.edu.cn/zh/）一站式师生服务中心首页-毕业生档案转递查询（右上角），按照指引查询档案的EMS单号，再登录邮政EMS官网确认本人的档案去向，及时关注档案寄送动态。在确认档案送达接收单位前，尽量不要更换电话号码，以免发生紧急情况无法联系到本人，造成不必要的麻烦。

六、联系方式

如在填报过程中遇到问题，可联系档案管理处咨询。

电话：020-88338030，罗老师

档案管理处Email：armd@hkust-gz.edu.cn

办公室：行政楼C1-2F西侧（208旁）

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