学生档案查阅指引

为充分发挥学生档案作用，规范查阅利用流程，特制定本指引，具体如下：

一、 我校学生因工作或其他需要查阅学生档案的，扫码预约后持学生证到一站式服务大厅4号窗口办理。

二、校外用人单位进校查档的，请联系学生或培养单位提前协助申请入校事宜，再扫码预约申请查档时间，并携带身份证和单位介绍信/函原件（参考模板见附件）到一站式服务大厅4号窗口办理。

三、涉密单位可不在网上预约，请提前一天与档案管理处（020-88338030，罗老师）沟通预约时间等事宜。

四、学生档案查档时间为每周一至周四：上午9:30-12:00。

五、查阅学生档案必须遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，不得泄露或向外公布档案内容。违反规定将严肃处理，情节严重者给予纪律处分并承担相应的法律责任。

六、预约二维码及网址：https://qnr.hkust-gz.edu.cn/vm/OKpyDkq.aspx。

附件：

调阅学生档案介绍信/函

香港科技大学（广州）档案管理处：

兹有我单位工作人员 XXX【姓名】， XX【性别】，身份证号码：XXXXXXX，现因XXXXXXX需要，前来贵单位调阅XXX【姓名】（学号：XXXXX,身份证号码：XXXXXXXX）的档案资料，望予以协助办理。

此致，

敬礼！

XXXXX单位名称（盖公章）

XXXX年XX月XX日

注：该介绍信仅供参考，申请单位可根据实际情况出具介绍信，需要包含查档人员姓名、性别、身份证号码等信息；被查人的姓名、学号、身份证号码等信息；以及查阅事由。